Mjere za učinkovitije sastanke

Sastanci su jedino mjesto gdje se donose odluke. Bez sastanaka pojedinac i zajedništva (grupe, organizacije i zajednice ne mogu funkcionirati.

Sastanci su kompleksno područje djelovanja i mogu se činiti učinkovitijima pomoću brojnih elemenata unapređenja. Predložio bih vam istovremeno djelovati na najviše tri (3) elementa unapređenja sastanaka. Na osnovu dugogodišnje prakse i analitičkog proučavanja problematike sastanaka predložio bih Vam sljedeća početna područja kako sastanke činiti učinkovitijima:

1. Definirati vrijeme trajanja sastanka i apsolutno to poštivati.
Nema ni jedan objektivan razlog da sastanak traje duže od 30 minuta. Ako je moguće, neka bude i kraći (ali se mora unaprijed točno definirati koliko traje).
Obvezno koristiti brojač na mobitelu za mjerenje trajanja sastanka. Kada se oglasi alarm, sastanak se automatski prekida. Ništa se strašno neće dogoditi ako se sastanak prekine - naprotiv svi će se u okviru planiranog vremena koncentrirati i postepeno se disciplinirati od upadanja, iznošenja nevažnih i poznatih stvari, skretanja s teme, inaćenja, pokazivanje isprazne dominacije, …

2. Obvezna priprema sudionika za sastanak
Sudionik sastanka koji ima obvezu dati informaciju u okviru svoje nadležnosti i ovlaštenja čini to kroz sljedeća dva elementa:
1. Trenutačno stanje,
2. Sljedeće potrebne aktivnosti.
Svaki sudionik mora obvezno imati pisanu pripremu za sastanak. To se radi tako da obveznik izvješćivanja ima predložak (kontrolnik) o kojim elementima se daje izvješće.
Izrada kontrolnika je proces koji traje dok se ne postigne učinkovito izvješćivanje koje će davati cjelovitu sliku predmetne problematike.
Napomena: Svako verbalno iskazivanje stanja bez zapisivanja je improvizacija koja će uvijek stvoriti brojne probleme.
Zapisivanje ne znači dugačko (gubitak vremena),  naprotiv, znači kratko (dati ključne informacije).

3. Obvezno strukturiranje donesenih odluka
Sve što nije zapisano, neće se dogoditi!
Ako odluke sa sastanka nisu cjelovito opisane, svatko će ih tumačiti na svoj način (objektivno jer ne shvaća o čemu se radi ili subjektivno zbog osobnog interesa) i provedba je neizvjesna uz veliku vjerojatnost kako će doći do nerazumijevanja, nesporazuma, sukoba, …
Cjelovito definiranje odluke je jedino moguće uz strukturiranje pomoću sljedećih devet (9) sastavnica: 1. Što? (ciljevi), 2. Zašto? (razlozi za promjenu), 3. Kako? (procedure), 4. S čime? (resursi), 5. Tko? (sudionici), 6. Gdje? (mjesta događanja), 7. Kada? (rokovi), 8. Izvijestiti (izvješća) i 9. Nastavak? (sljedeće aktivnosti).
Ovaj alat se zove Osnovna pitanja i osnovni je alat za postizanje izvrsnosti primjenom Modela univerzalne izvrsnosti – MUI.

Praktikum
1. Napravite analizu stanja vaših sastanaka s obzirom na prethodno naznačena tri elementa.
2. Utvrdite koje elemente sastanka trebate popraviti (unaprijediti) s obzirom na utvrđeno stanje.
3. Unaprijedite elemente sastanka prema danim prijedlozima:
- Definirati vrijeme trajanja sastanaka: Koristiti brojač na mobitelu.
- Priprema sastanka: Izrada kontrolnika s definiranim elementima.
- Cjelovito donesene odluke: Strukturiranje odluka pomoću alata Osnovna pitanja.
Ovdje se kao rješenja za učinkovitije sastanke u potpunosti koriste meki resursi (vrijeme, znanje i sastanci) primjenom Modela univerzalne izvrsnosti - MUI.

Zaključak
Učinkoviti sastanci se neće dogoditi slučajno. Učinkoviti sastanci se postižu kontinuiranim i sustavnim uvođenjem promjena u njihovoj pripremi, tijeku i aktivnostima poslije sastanka. Vjerujem kako će vam dani prijedlozi poslužiti kao poticaj za daljnje aktivnosti koje će sastanke učiniti učinkovitijima, kraćima i rjeđima.

Milan Grković